Początkowym modułem jako jedynym wykorzystywanym do zarządzania danymi organizacyjnymi przy komputerowo zintegrowanym wytwarzaniu był moduł PPC/PPS (Production Planning and Control) -planowania i sterowania produkcją. Określa on stosowanie wspomaganych komputerowo systemów w celu organizacji planowania, sterowania i nadzorowania przebiegu produkcji, od opracowania oferty do wysyłki wyrobu w aspektach: ilości, terminów i zdolności produkcyjnych. Podstawowym zadaniem systemu PPC jest takie oddziaływanie na proces produkcyjny (podstawowy i pomocniczy), które ma zapewnić terminową realizację wszelkich zadań ujętych w planie produkcyjnym. Na etapie PPC określa się rodzaj produkcji i jego elementy charakterystyczne. PPC obsługuje procesy produkcyjne od strony planowania i sterowania w ujęciu jakościowym i ilościowym. W planowaniu i sterowaniu produkcją wykorzystywanych jest najczęściej pięć koncepcji:
-harmonogramowania zleceń produkcyjnych,
-planowania według obciążenia stanowisk pracy,
-planowanie według wąskich gardeł procesu produkcyjnego,
-planowanie według ustalonej wydajności gniazd wytwórczych,
-sterowanie według kart Kanban.
Zatem PPC zbierają i przetwarzają dane o stanach i zmianach zachodzących w systemie wytwórczym, które dotyczą zarządzania zleceniami produkcyjnymi, środkami produkcji, stanowiskami wytwórczymi oraz pracownikami bezpośrednioprodukcyjnymi.
W ramach tego systemu ERP sprzężenie zwrotne oraz wspólna odpowiednio zarządzana baza pozwoliły na szybsze reagowanie na zmienne otoczenie oraz znacznie przyspieszyły prace działu planowania. Jego głównym celem jest możliwie najpełniejsza i integracja wszystkich szczebli zarządzania przedsiębiorstwa. Integruje on różne obszary działania przedsiębiorstwa i znacznie usprawnia przepływ informacji wewnątrz przedsiębiorstwa. Systemy ERP opierają się na architekturze rozproszonej, pracując na rozproszonych relacyjnych bazach danych. Baza danych to kolekcja danych umieszczonych w określony sposób w strukturach, odpowiadająca założonemu modelowi. Innymi słowy przez bazę danych rozumieć należy zbiór danych, głównie tekstowych lub liczbowych, zarządzany przez system bazodanowy. Ze względu na ich architekturę rozróżnia się: bazy kartotekowe (proste), bazy relacyjne (złożone) oraz bazy obiektowe. W przypadku ERP mamy do czynienia z relacyjnymi bazami danych, co oznacza możliwość korzystania z bazy danych przez wielu użytkowników w sposób przejrzysty dla każdego z nich. System bazodanowy powinien być zaprojektowany tak, aby był w pełni zintegrowany z całością oprogramowania. Profesjonalne systemy baz danych stosowane przez biura rządowe, banki, biblioteki i duże firmy używają SQL (ang. Structured Query Language). Jest to strukturalny język zapytań używany do tworzenia, modyfikowania i pobierania danych z baz danych. "Stał się on standardem w komunikacji z serwerami relacyjnych baz danych. Wiele współczesnych systemów relacyjnych baz danych używa do komunikacji z użytkownikiem SQL (.)." W ramach SQL można wyróżnić serwery (motory/silniki bazy danych), które przechowują dane umożliwiając jednocześnie ich pobieranie i aktualizacje oraz narzędzia upraszczające komunikację z serwerem (typu front end) wyposażone dodatkowo w mechanizmy pozwalające wykorzystać pobrane dane np.: do wygenerowania raportów czy formularzy. Serwer bazy danych odpowiada tylko za przechowywanie, porządkowanie i pobieranie danych. Ponadto zapewnia ich integralność oraz bezpieczeństwo.
Wspólna baza danych, na której opiera się system, jest również przydatna do przeprowadzania wszelkich badań symulacyjnych. System ERP może symulować alternatywne plany produkcyjne i sprawdzać trafność decyzji przed ich podjęciem. Również wspólna baza danych daje dostęp wszystkim komórkom wykonawczym na różnym poziomie do odpowiednich informacji w celu ulepszenia swojej pracy, ponieważ zawiera kluczowe informacje dotyczące działalności firmy takie jak: receptury produktów, parametry linii technologicznych, dane o klientach i dlatego jest największym majątkiem każdego przedsiębiorstwa. Razem w połączeniu z odpowiednim systemem zarządzania bazami danych jest nieodzownym atrybutem dobrego systemu ERP. Ogólnie rzecz ujmując, ERP zbudowany jest z szeregu niezależnych modułów, które komunikują się między sobą i odwołują do wspólnej bazy danych. Przy czym każdy moduł odpowiada za dany obszar działalności firmy. Dzięki niezależności modułów dana firma może w początkowej fazie wdrożyć tylko ich część i dopiero z czasem poprzez dokupowanie brakujących aplikacji stopniowo rozbudowywać system. Niezależność i integralność modułów sprawia, że wdrażanie kolejnych może być rozłożone w czasie.
Systemy ERP są elastyczne, ponieważ dzięki niezależności modułów dopasowują się do specyfiki poszczególnych przedsiębiorstw. Tyle mamy różnych odmian systemów ERP ile jest różnych przedsiębiorstw. Aplikacje korporacyjne stają się coraz bardziej złożone i generują coraz większe ilości danych a brak standaryzowanych danych prowadzi do błędnych decyzji, które ograniczają skuteczność i stanowią zagrożenie dla satysfakcji klienta oraz zysków przedsiębiorstwa. "Aby zaoszczędzić koszty i zapewnić sukces firmie konieczne jest skonsolidowanie danych o klientach, partnerach i produktach, udostępnienie ich wszystkim pracownikom, również poza granicami systemu oraz zastosowanie dla celów opisowych atrybutów, obowiązujących w całej firmie." Systemy ERP rozwiązują problemy dotyczących zarządzania danymi podstawowymi oraz kontrolowania procesów biznesowych w okresach długoterminowych. Przedsiębiorstwa, które realizują procesy biznesowe muszą używać jednolitych danych, co należy rozumieć, że zmiany wprowadzone przez jedną z aplikacji, natychmiast muszą być wprowadzone do pozostałych a dane wynikowe uaktualnione automatycznie. Poza integralnością danych kolejną cechą komputerowych systemów zarządzanie przedsiębiorstwem jest możliwość dostępu. Dostęp do systemu ograniczony jest wieloma uprawnieniami. Uprawnienia te można definiować na poziomie użytkownika, zabezpieczając w ten sposób informację tajne i chronione. Dzięki ERP następuje w przedsiębiorstwie uporządkowanie i ścisła kontrola obiegu dokumentów, do których dostęp jest szybszy a archiwizacja automatyczna.
Etapy rozwoju systemów ERP widać na Rysunku 6. Na obecny rozwój systemów ERP wpływają technologie oraz modele biznesowe bazujące e-commerce czyli zaopatrywaniu się przedsiębiorstw przez Internet przy wykorzystaniu technik i narządzi handlu elektronicznego.
Rysunek 6 : Etapy rozwoju systemów ERP
Źródło: Opracowanie własne
Elektroniczny handel obejmuje wymianę dokumentów biznesowych, kupno oraz sprzedaż towarów i usług w Internecie, przekazywanie zamówień i potwierdzeń oraz obsługę płatności bezgotówkowych. Mówi się o dwóch kierunkach rozwoju systemów ERP. Zmierzają one w kierunku systemów SCM/CRM lub w kierunku e-procurement lub w obu jednocześnie. Wspólne jest to, że obu przypadkach chodzi o integrację procesów biznesowych wewnątrz firmy i poza nią za pośrednictwem Internetu. Tylko w jednym przypadku mamy do czynienia "integracją wstecz" - w kierunku zaopatrzenia, a w drugim z "integracją wprzód" - w kierunku klienta. Widać tą zależność na Rysunku 7.
Rysunek 7 : Tendencje rozwoju systemów ERP
Źródło: Opracowanie własne
Nowe rozwiązania informatyczne systemów ERP idą w kierunku rozwoju własnych technologii internetowych lub w kierunki stałej współpracy w dostawcami rozwiązań e-commerce w celu budowy pomostów technologicznych pomiędzy systemami. Zainteresowanie firm funkcjonalnością i wykorzystaniem Internetu wynika z chęci poszerzenia możliwości sprzedaży i zakupów o nowe kanały dystrybucyjne o znacznie większym zasięgu geograficznym.
Wracając do podstaw funkcjonowania systemów ERP najważniejsze jest to, że są oneelastyczne, ponieważ dzięki niezależności modułów dopasowują się do specyfiki poszczególnych przedsiębiorstw. Tyle mamy różnych odmian systemów ERP ile jest różnych przedsiębiorstw. Jednak ich cechą wspólną jest zarządzanie danymi pochodzącymi ze wszystkich części przedsiębiorstwa. Wszyscy użytkownicy pracują z tym samym interfejsem i na tej samej bazie danych. Jest ona wspólna dla wszystkich modułów. Systemy zintegrowane umożliwiają łączenie, przetwarzanie, analizowanie i udostępnianie danych wszystkim pracownikom w firmie, a także w bardziej zaawansowanych wersjach, partnerom biznesowym. Aplikacje korporacyjne stają się coraz bardziej złożone i generują coraz większe ilości danych a brak standaryzowanych danych prowadzi do błędnych decyzji, które ograniczają skuteczność i stanowią zagrożenie dla satysfakcji klienta oraz zysków przedsiębiorstwa. "Aby zaoszczędzić koszty i zapewnić sukces firmie konieczne jest skonsolidowanie danych o klientach, partnerach i produktach, udostępnienie ich wszystkim pracownikom, również poza granicami systemu oraz zastosowanie dla celów opisowych atrybutów, obowiązujących w całej firmie."
Systemy ERP rozwiązują problemy dotyczących zarządzania danymi podstawowymi oraz kontrolowania procesów biznesowych w okresach długoterminowych. Przedsiębiorstwa, które realizują procesy biznesowe muszą używać jednolitych danych, co należy rozumieć, że zmiany wprowadzone przez jedną z aplikacji, natychmiast muszą być wprowadzone do pozostałych a dane wynikowe uaktualnione automatycznie. Poza integralnością danych kolejną cechą komputerowych systemów zarządzanie przedsiębiorstwem jest możliwość dostępu. Dostęp do systemu ograniczony jest wieloma uprawnieniami. Uprawnienia te można definiować na poziomie użytkownika, zabezpieczając w ten sposób informację tajne i chronione. Dzięki ERP następuje w przedsiębiorstwie uporządkowanie i ścisła kontrola obiegu dokumentów, do których dostęp jest szybszy a archiwizacja automatyczna.
Jednak najważniejszą funkcją, jaką oferują obecnie systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa, jest możliwość szybkiego planowania oraz symulowania różnorodnych posunięć i analizowania skutków. Pozwalają one na planowanie sprzedaży lub działań kadrowych i dokonują symulacji skutków. Główną przewagą zintegrowanego systemu ERP jest możliwość wykorzystania w planowaniu (prognozowaniu) danych rzeczywistych w czasie rzeczywistym w niemal natychmiastowym skutkiem. Wyniki analiz otrzymuje się zaraz po wprowadzeniu danych i warunków ograniczających. Takie działanie znacznie ułatwia pracę planisty i minimalizuje ryzyko błędu .
Integracja z otoczeniem biznesowym oraz możliwości budowy interfejsów do innych systemów, co współcześnie najczęściej brane pod uwagę czynniki przed wyborem systemu ERP. Ważne jest współdziałanie lub możliwość stworzenia połączenia systemów ERP z innymi systemami działającymi w obrębie przedsiębiorstwa jak i z zewnętrznymi obsługującymi łańcuch dostaw, giełdę elektroniczną czy e-procurement.
_______________________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________________